Recruiting in the pharmaceutical industry is like formulating a drug: you need the right active ingredient but also the right excipient.

Nicolas Grancher • 7 août 2025

When drug science inspires recruitment strategy

In the pharmaceutical industry, no one would launch a new treatment without a balanced formulation.
An active ingredient (the therapeutic agent) is essential to act on the symptom or disease. But without the right excipient, that molecule would be ineffective or even harmful: poor absorption, low tolerance, or rejection by the body…

And yet, this is exactly what many HR teams do when recruiting: they focus solely on finding the right “active ingredient” the right degree, the ideal experience, the perfect technical skills.

But they forget the “excipient”: human values, team culture fit, and the soft skills that are essential for long-term success.

The result?
Recruitments that fail despite flawless CVs.
Employees who are technically excellent… but misaligned.
Talents who leave the company before the end of their probation period.


It’s time to reformulate recruitment in pharma  with a holistic and sustainable approach.

1. The active ingredient: Technical skills the essential component


In every job description, the first requirement is clear: mastery of technical skills.


In the pharmaceutical industry, this can include:

  • Knowledge of EU and FDA regulations
  • Proficiency in tools like Veeva Vault, SAS, or LIMS
  • Management of multicenter clinical trials
  • Protocol design in pharmacovigilance
  • GMP process validation


This is the foundation.
The molecule (technical skillset) cannot be missing — otherwise, the treatment simply doesn't work.

But a drug composed only of an active ingredient is often unstable, difficult to dose, or poorly tolerated by the body. The same applies to raw technical skills in a candidate: they are not sufficient to ensure effectiveness and long-term success.


2. The excipient: Soft skills and cultural fit


An excipient is everything in a drug that doesn’t directly heal, but makes the active ingredient effective, stable, and easier to administer.


In recruitment, the excipient is made up of:

  • Emotional intelligence
  • Interpersonal communication
  • Autonomy and collaborative mindset
  • Stress management and adaptability
  • Compatibility with the team’s managerial culture


Let’s take two examples:

  • A brilliant data scientist who refuses any peer review of their work? Guaranteed tension.
  • A highly skilled project manager who rejects internal project management tools? The whole team slows down.


In a pharmaceutical product, the right excipient allows the active ingredient to deliver its full potential.
In recruitment, it’s exactly the same.


3. Why recruiters often overlook the right excipient


a. Because it’s harder to measure


Technical skills can be assessed with a test, a degree, or prior experience.
Human behavior requires qualitative evaluation, which is often more nuanced and complex.


b. Because operational pressure pushes for shortcuts


In a high-demand sector like pharma, recruiters are often pressured to “fill the role quickly.”
The risk? Focusing on a candidate who “ticks all the technical boxes” — without checking if they fit the human context.


c. Because team culture is rarely formalized


Many organizations struggle to define their actual working environment:

  • Do people work independently or in pair programming?
  • Is feedback direct or diplomatic?
  • Does the manager lead with control or with trust?


Without this clarity, it becomes very difficult to assess whether a candidate will truly fit in.

4. How to reformulate your recruitment process


Here’s a 5-step action plan to balance your HR “formulation”:


1. Map out the “excipients” of your team culture


Create an ideal behavioral profile:

  • Which soft skills are essential?
  • What level of autonomy is required?
  • What is the dominant management style?

Involve your current team to identify the behavioral traits that lead to success internally.


2. Integrate these criteria into the job description


Turn your job ad into a cultural attraction tool not just a technical checklist.
Examples:

  • “You’ll thrive here if you love learning as a team”
  • “We’re looking for someone who values feedback and transparency”
  • “Our pace is fast, but we support each other every day”

This naturally filters out incompatible candidates  while attracting those who share your values.


3. Use structured behavioral interviews


Apply the STAR method (Situation, Task, Action, Result) to get candidates talking about real-life situations.
Sample questions:

  • “Tell me about a time you handled a conflict in a project team”
  • “How did you react to a very directive manager?”
  • “What was your biggest mistake  and how did you handle it?”

This helps you assess actual behavior, not just good intentions.


4. Involve the operational team in the process


Include future colleagues in the final phase:

  • Informal coffee chat
  • Collaborative task simulation
  • Team tour

Why? Because coworkers intuitively sense whether someone will fit in. And involving them boosts engagement and shared ownership of the recruitment success.


5. Make decisions using a mixed evaluation grid


Create an assessment matrix that gives equal weight to:

  • Technical skills (active ingredient)
  • Human skills (excipient)
    Add a score for cultural fit.
    Make hiring decisions as a team, based on this shared and balanced framework.


  • Why compare recruitment to drug formulation?

    Because in both cases, success relies on a subtle balance between efficacy and tolerance. An excellent candidate can still fail if they’re not “bioavailable” in your environment. It’s a concrete metaphor that resonates with all pharma professionals.



  • Can soft skills really be measured reliably?

    Yes, provided the right methods are used:


    Structured behavioral interviews

    Personality or emotional intelligence tests

    Collaborative assessments or role-playing exercises

    The goal isn’t to find an absolute truth, but to evaluate the consistency between the candidate’s profile and the reality of the role.

  • Why involve the team in the recruitment process?

    Because the team knows the realities on the ground and can quickly spot style or attitude mismatches. They also feel more invested in the new hire’s success, which promotes integration and collective buy-in.




  • How to convince a technical manager to assess soft skills?

    By showing them the costs of a bad hire, even if technically perfect:


    Premature turnover

    Tension within the team

    Loss of productivity during onboarding

    And by providing concrete tools (scoring grids, interview guides).

  • Is this approach suitable for production or temporary positions?

    Yes. Even for temporary positions, behavioral compatibility plays a key role in team cohesion, safety, and workplace atmosphere. Ignoring it means taking an unnecessary risk.

FAQ

How specialized recruitment agencies build trust with pharmaceutical companies

par Nicolas Grancher • 31 octobre 2025
Trust as a strategic imperative Pharmaceutical recruitment is far more than an HR operation; it is a strategic lever for laboratories and healthcare companies. In a sector where technical expertise, strict regulatory requirements, and the scarcity of talent are critical constraints, a recruitment agency’s ability to build trust is crucial. Pharmaceutical companies are looking not only for qualified candidates but also for reliable partners who understand their specific needs, secure the hiring process, and add measurable value to their teams.  Trust is not built solely on reputation. It relies on industry knowledge , transparency in methods , and the ability to identify candidates who align with company culture . Specialized agencies naturally have an advantage over generalist firms in this regard.

Comment les cabinets spécialisés gagnent la confiance des laboratoires pharmaceutiques

par Nicolas Grancher • 31 octobre 2025
Introduction : La confiance, un enjeu stratégique Le recrutement pharmaceutique est bien plus qu’une opération RH : il constitue un levier stratégique pour les laboratoires et les entreprises de santé. Dans un secteur où la technicité des postes, la réglementation stricte et la rareté des talents sont des contraintes majeures, la capacité d’un cabinet de recrutement à instaurer la confiance devient déterminante. Les laboratoires cherchent non seulement des candidats qualifiés, mais aussi des partenaires fiables, capables de comprendre leurs besoins spécifiques, de sécuriser le processus de recrutement et d’apporter une valeur ajoutée mesurable à leurs équipes. La confiance ne se construit pas uniquement par la réputation : elle repose sur la maîtrise du secteur , la transparence des méthodes et la capacité à identifier des profils pertinents et adaptés à la culture de l’entreprise . Dans ce contexte, les cabinets spécialisés disposent d’un avantage naturel sur les cabinets généralistes. La spécialisation sectorielle : Le fondement de la crédibilité La spécialisation sectorielle est l’un des principaux facteurs qui permettent à un cabinet de recrutement pharmaceutique de se différencier et de gagner la confiance des laboratoires. Maîtriser la complexité scientifique et réglementaire Le secteur pharmaceutique se caractérise par des exigences uniques : Compétences techniques pointues : chaque poste peut nécessiter des connaissances très spécifiques, allant de la pharmacovigilance à la bioinformatique ou à la R&D clinique. Réglementations strictes : BPF, GMP, ISO, ICH et directives européennes encadrent la plupart des fonctions. La compréhension de ces réglementations est essentielle pour garantir la conformité des candidats et éviter des erreurs coûteuses. Innovation et évolution rapide : les laboratoires doivent sans cesse intégrer de nouvelles technologies, méthodes et outils, ce qui nécessite des profils capables de s’adapter rapidement. Un cabinet spécialisé comprend ces exigences et peut évaluer les candidats avec une double expertise : technique et réglementaire. Cette connaissance approfondie rassure les laboratoires sur la pertinence des profils proposés et la qualité du processus de recrutement. Compréhension des enjeux stratégiques Au-delà des compétences techniques, la spécialisation permet de comprendre les objectifs stratégiques de l’entreprise , tels que l’accélération de la mise sur le marché, l’optimisation des coûts de R&D ou l’intégration de nouvelles unités de production. Cette compréhension permet de proposer des candidats alignés non seulement avec les compétences requises mais également avec les besoins organisationnels et stratégiques. La transparence et la communication : facteurs clés de confiance La transparence est un levier majeur pour établir la crédibilité d’un cabinet. Les laboratoires doivent savoir comment les candidats sont identifiés, évalués et présentés. Méthodologie détaillée et processus clair Un cabinet spécialisé expose clairement sa méthodologie : Sourcing structuré : identification des talents via des bases de données spécialisées, réseaux professionnels et contacts directs. Évaluation rigoureuse : tests techniques, vérification des certifications et entretiens approfondis pour s’assurer de la compétence et de l’adaptabilité des candidats. Suivi du processus : communication régulière sur l’avancement, les ajustements nécessaires et la justification des choix. Cette transparence permet aux laboratoires de suivre chaque étape et de comprendre la valeur ajoutée apportée par le cabinet. Communication de résultats mesurables Au-delà du processus, la communication des résultats tangibles renforce la confiance : Temps moyen de recrutement pour chaque type de poste. Taux de rétention à 12 et 24 mois . Adéquation culturelle et professionnelle basée sur les retours des managers. Des indicateurs quantifiables démontrent que le cabinet apporte une réelle efficacité et que ses interventions ont un impact positif sur la performance organisationnelle. L’adéquation culturelle : Une dimension sous-estimée Dans le recrutement pharmaceutique, le savoir-faire technique ne suffit pas : l’adéquation culturelle est déterminante pour le succès et la rétention des talents. Un candidat peut avoir toutes les compétences nécessaires, mais échouer s’il n’est pas compatible avec la dynamique de l’équipe ou les valeurs de l’entreprise. Évaluation des soft skills et du fit culturel Les cabinets spécialisés intègrent des critères d’évaluation qui vont au-delà du CV : Entretiens comportementaux approfondis pour mesurer la capacité à collaborer, à communiquer et à résoudre des problèmes complexes. Tests de personnalité et questionnaires de motivation pour comprendre les valeurs et priorités du candidat. Analyse de l’adéquation avec la culture de l’entreprise et des équipes existantes. Cette approche assure non seulement la compatibilité technique mais aussi la cohésion d’équipe , réduisant le turnover et améliorant l’efficacité globale des projets. L’importance de l’alignement sur les objectifs de l’entreprise L’évaluation du fit culturel inclut également la compréhension des objectifs et contraintes organisationnels . Un candidat aligné avec la mission et la vision de l’entreprise est plus susceptible de s’investir sur le long terme et de contribuer activement à l’innovation et à la performance. Facteurs complémentaires renforçant la crédibilité Outre la spécialisation, la transparence et le fit culturel, plusieurs autres facteurs contribuent à la crédibilité d’un cabinet spécialisé : Réseau et accès aux talents cachés Les cabinets spécialisés disposent d’un réseau étendu et actif qui leur permet d’accéder à des talents qui ne sont pas visibles sur les plateformes classiques. Cette capacité à atteindre des profils rares est un avantage stratégique pour les laboratoires confrontés à la pénurie de compétences. Connaissance approfondie des certifications et réglementations La maîtrise des normes et certifications du secteur pharmaceutique permet au cabinet de vérifier rapidement la conformité des candidats et de sécuriser le processus de recrutement. Flexibilité et solutions sur-mesure Chaque laboratoire a ses propres contraintes et objectifs. Les cabinets spécialisés proposent des solutions sur-mesure , adaptées à la taille, à la culture et aux besoins spécifiques de l’entreprise, renforçant ainsi la confiance et la satisfaction client. La confiance comme différenciateur stratégique Dans un marché compétitif où la rareté des talents est un défi quotidien, la confiance n’est pas un bonus : c’est un différenciateur stratégique . Les laboratoires qui collaborent avec des cabinets spécialisés bénéficient de : Processus de recrutement plus rapides et sécurisés. Meilleure adéquation technique et culturelle des candidats. Réduction du turnover et amélioration de la performance des équipes. Partenariat stratégique basé sur la transparence et la valeur mesurable. Un cabinet spécialisé ne se contente pas de remplir un poste : il devient un partenaire stratégique, capable d’anticiper les besoins futurs et de contribuer à la performance globale de l’entreprise.