Onboarding in the pharmaceutical industry: 5 key steps to prevent early departures

Nicolas Grancher • 6 août 2025

Onboarding: A Strategic Challenge in Pharmaceutical Recruitment


In an industry as demanding as pharmaceuticals, recruitment doesn’t stop at signing the contract. It truly begins on the employee’s first day—or even before that. Yet, this critical phase is still underestimated by many companies.


Poor onboarding can be extremely costly: in lost productivity, operational errors, and most importantly early departures. An employee who feels poorly welcomed or insufficiently trained is more likely to leave within 3 to 6 months, even if they were perfectly qualified.


Conversely, a structured and human onboarding process fosters commitment, accelerates skill development, and strengthens alignment with the company culture.


Here are the 5 essential steps to successful onboarding in the pharmaceutical industry—helping reduce turnover and build long-term employee loyalty from day one.

Step 1: Preboarding onboarding starts before day one


Good onboarding begins before the employee even steps into the company.
Preboarding is a preparation phase aimed at reducing stress, anticipating logistical needs, and—most importantly—building an emotional connection with the company.


Concrete actions:

  • Send a personalized welcome email a few days before arrival.
  • Provide a digital or physical welcome pack: employee handbook, team presentation, quality charter, site map, useful HR info.
  • Grant access to internal HR tools: onboarding portal, first-week schedule, administrative forms.
  • Organize a pre-arrival video call with the manager or an HR contact to answer initial questions.


Goal: The new hire feels expected, prepared, and reassured. They arrive with confidence—not uncertainty.


Step 2: Structured onboarding a clear 90-day plan


The first day is here. But the experience must not be improvised.
Effective onboarding in pharma should follow a 3-phase journey (welcome, training, autonomy) over the first 90 days.

Given the pharmaceutical industry’s strict procedures and compliance standards, integration should be progressive but methodical.


Three onboarding phases in pharma:

  • Days 1–5: official welcome, desk setup, site tour, team introductions, equipment handover, mandatory trainings (safety, confidentiality, GMP).
  • Weeks 2–4: immersion in the functional environment (R&D, QA, production, regulatory), supervised task start, access to digital tools (Veeva, SAP, LIMS…).
  • Months 2–3: ramp-up in responsibilities, growing autonomy, regular check-ins with manager and mentor.


Best practices:

  • Provide a checklist to both the employee and manager.
  • Offer short, flexible training formats (e-learning, coaching, internal videos).
  • Assign a buddy or internal sponsor to ease integration.

Goal: Make the employee autonomous, skilled, and integrated—without overload or confusion.


Step 3: Cultural immersion bringing company values to life


In pharma, compliance is essential—but that shouldn’t come at the expense of human connection.
Performance is also driven by a sense of belonging.

Too often, new hires are overwhelmed with documents, processes, and regulatory training—but don’t actually experience the company culture.


What to implement:

  • Host a welcome breakfast with leadership and new employees.
  • Design a cultural onboarding program: company history, values, social commitments, success stories.
  • Offer "day in the life" experiences in other departments (plant tour, customer support, field sales).
  • Create moments of team bonding (lunch, afterwork, escape game…).


Bonus idea:
A handwritten welcome card from the team or a digital wall with photos and welcome messages can make a real emotional impact.

Goal: The employee understands where they work, why it matters, who they work with—and what makes the company unique.


Step 4: Practical learning from theory to real-world experience


Effective training isn’t purely academic. In the pharmaceutical sector, hands-on learning is essential.
New hires need to quickly grasp the specific norms of their environment: sterile production, regulatory documentation, quality testing, audits, traceability…


Effective tools:

  • Shadowing: work alongside a senior colleague on initial tasks.
  • Real-life tasks: perform a document review, conduct a test, write a deviation report…
  • Immediate feedback: quick debrief after each task to reinforce best practices.
  • Digital simulation: immersive e-learning platforms with pharma case studies.


Real-world example:
At some pharma companies, new quality analysts spend 2 weeks paired with an experienced technician, gradually gaining independence under supervision of the QA manager.

Goal: Strengthen knowledge retention and build operational confidence.


Step 5: Ongoing support regular feedback and follow-up


Many onboarding efforts fail due to a lack of follow-up.
Integration doesn’t end after the first week—it plays out over 3 to 6 months.


Key milestones to schedule:

  • Day 7: initial feedback, questions, adjustments.
  • 1 month: assessment of progress, manager feedback, role clarity.
  • 3 months: long-term outlook, identification of additional needs.
  • 6 months: probation review, discussion of mid-term objectives.


Useful tools:

  • Skill development tracking grids
  • Onboarding satisfaction surveys
  • Coordinated HR follow-up with the manager


Goal: Create a climate of trust and open communication, and prevent misunderstandings or hidden frustrations.


Results of a well-designed onboarding program


  • Lower 6-month turnover
  • Faster integration into teams
  • Fewer errors due to unfamiliarity with procedures
  • Stronger early-stage engagement
  • Enhanced employer brand image


FAQ

  • Why is onboarding more complex in the pharmaceutical industry?

    Regulatory requirements are numerous and strict. Employees must understand not only their role, but also the entire environment of quality, safety, and compliance.

  • What is the ideal duration for pharmaceutical onboarding?

    At least 90 days, with regular check-ins. More technical roles may require extended support over a 6-month period.

  • Can digital tools replace in person onboarding?

    No, but it can complement it. E-learning modules, interactive quizzes, and video calls enhance efficiency, but the human aspect and team cohesion must remain central.

  • What should you do if an employee disengages during onboarding?

    Set up HR alerts (e.g., unexplained absences, lack of questions, repeated delays), respond quickly with a one-on-one meeting, and adjust workload or clarify expectations as needed.


  • Can the effectiveness of onboarding be measured?

    Yes: through internal surveys (satisfaction at 30/60/90 days), retention rate at 6 months, competency level achieved, and manager feedback.

How specialized recruitment agencies build trust with pharmaceutical companies

par Nicolas Grancher • 31 octobre 2025
Trust as a strategic imperative Pharmaceutical recruitment is far more than an HR operation; it is a strategic lever for laboratories and healthcare companies. In a sector where technical expertise, strict regulatory requirements, and the scarcity of talent are critical constraints, a recruitment agency’s ability to build trust is crucial. Pharmaceutical companies are looking not only for qualified candidates but also for reliable partners who understand their specific needs, secure the hiring process, and add measurable value to their teams.  Trust is not built solely on reputation. It relies on industry knowledge , transparency in methods , and the ability to identify candidates who align with company culture . Specialized agencies naturally have an advantage over generalist firms in this regard.

Comment les cabinets spécialisés gagnent la confiance des laboratoires pharmaceutiques

par Nicolas Grancher • 31 octobre 2025
Introduction : La confiance, un enjeu stratégique Le recrutement pharmaceutique est bien plus qu’une opération RH : il constitue un levier stratégique pour les laboratoires et les entreprises de santé. Dans un secteur où la technicité des postes, la réglementation stricte et la rareté des talents sont des contraintes majeures, la capacité d’un cabinet de recrutement à instaurer la confiance devient déterminante. Les laboratoires cherchent non seulement des candidats qualifiés, mais aussi des partenaires fiables, capables de comprendre leurs besoins spécifiques, de sécuriser le processus de recrutement et d’apporter une valeur ajoutée mesurable à leurs équipes. La confiance ne se construit pas uniquement par la réputation : elle repose sur la maîtrise du secteur , la transparence des méthodes et la capacité à identifier des profils pertinents et adaptés à la culture de l’entreprise . Dans ce contexte, les cabinets spécialisés disposent d’un avantage naturel sur les cabinets généralistes. La spécialisation sectorielle : Le fondement de la crédibilité La spécialisation sectorielle est l’un des principaux facteurs qui permettent à un cabinet de recrutement pharmaceutique de se différencier et de gagner la confiance des laboratoires. Maîtriser la complexité scientifique et réglementaire Le secteur pharmaceutique se caractérise par des exigences uniques : Compétences techniques pointues : chaque poste peut nécessiter des connaissances très spécifiques, allant de la pharmacovigilance à la bioinformatique ou à la R&D clinique. Réglementations strictes : BPF, GMP, ISO, ICH et directives européennes encadrent la plupart des fonctions. La compréhension de ces réglementations est essentielle pour garantir la conformité des candidats et éviter des erreurs coûteuses. Innovation et évolution rapide : les laboratoires doivent sans cesse intégrer de nouvelles technologies, méthodes et outils, ce qui nécessite des profils capables de s’adapter rapidement. Un cabinet spécialisé comprend ces exigences et peut évaluer les candidats avec une double expertise : technique et réglementaire. Cette connaissance approfondie rassure les laboratoires sur la pertinence des profils proposés et la qualité du processus de recrutement. Compréhension des enjeux stratégiques Au-delà des compétences techniques, la spécialisation permet de comprendre les objectifs stratégiques de l’entreprise , tels que l’accélération de la mise sur le marché, l’optimisation des coûts de R&D ou l’intégration de nouvelles unités de production. Cette compréhension permet de proposer des candidats alignés non seulement avec les compétences requises mais également avec les besoins organisationnels et stratégiques. La transparence et la communication : facteurs clés de confiance La transparence est un levier majeur pour établir la crédibilité d’un cabinet. Les laboratoires doivent savoir comment les candidats sont identifiés, évalués et présentés. Méthodologie détaillée et processus clair Un cabinet spécialisé expose clairement sa méthodologie : Sourcing structuré : identification des talents via des bases de données spécialisées, réseaux professionnels et contacts directs. Évaluation rigoureuse : tests techniques, vérification des certifications et entretiens approfondis pour s’assurer de la compétence et de l’adaptabilité des candidats. Suivi du processus : communication régulière sur l’avancement, les ajustements nécessaires et la justification des choix. Cette transparence permet aux laboratoires de suivre chaque étape et de comprendre la valeur ajoutée apportée par le cabinet. Communication de résultats mesurables Au-delà du processus, la communication des résultats tangibles renforce la confiance : Temps moyen de recrutement pour chaque type de poste. Taux de rétention à 12 et 24 mois . Adéquation culturelle et professionnelle basée sur les retours des managers. Des indicateurs quantifiables démontrent que le cabinet apporte une réelle efficacité et que ses interventions ont un impact positif sur la performance organisationnelle. L’adéquation culturelle : Une dimension sous-estimée Dans le recrutement pharmaceutique, le savoir-faire technique ne suffit pas : l’adéquation culturelle est déterminante pour le succès et la rétention des talents. Un candidat peut avoir toutes les compétences nécessaires, mais échouer s’il n’est pas compatible avec la dynamique de l’équipe ou les valeurs de l’entreprise. Évaluation des soft skills et du fit culturel Les cabinets spécialisés intègrent des critères d’évaluation qui vont au-delà du CV : Entretiens comportementaux approfondis pour mesurer la capacité à collaborer, à communiquer et à résoudre des problèmes complexes. Tests de personnalité et questionnaires de motivation pour comprendre les valeurs et priorités du candidat. Analyse de l’adéquation avec la culture de l’entreprise et des équipes existantes. Cette approche assure non seulement la compatibilité technique mais aussi la cohésion d’équipe , réduisant le turnover et améliorant l’efficacité globale des projets. L’importance de l’alignement sur les objectifs de l’entreprise L’évaluation du fit culturel inclut également la compréhension des objectifs et contraintes organisationnels . Un candidat aligné avec la mission et la vision de l’entreprise est plus susceptible de s’investir sur le long terme et de contribuer activement à l’innovation et à la performance. Facteurs complémentaires renforçant la crédibilité Outre la spécialisation, la transparence et le fit culturel, plusieurs autres facteurs contribuent à la crédibilité d’un cabinet spécialisé : Réseau et accès aux talents cachés Les cabinets spécialisés disposent d’un réseau étendu et actif qui leur permet d’accéder à des talents qui ne sont pas visibles sur les plateformes classiques. Cette capacité à atteindre des profils rares est un avantage stratégique pour les laboratoires confrontés à la pénurie de compétences. Connaissance approfondie des certifications et réglementations La maîtrise des normes et certifications du secteur pharmaceutique permet au cabinet de vérifier rapidement la conformité des candidats et de sécuriser le processus de recrutement. Flexibilité et solutions sur-mesure Chaque laboratoire a ses propres contraintes et objectifs. Les cabinets spécialisés proposent des solutions sur-mesure , adaptées à la taille, à la culture et aux besoins spécifiques de l’entreprise, renforçant ainsi la confiance et la satisfaction client. La confiance comme différenciateur stratégique Dans un marché compétitif où la rareté des talents est un défi quotidien, la confiance n’est pas un bonus : c’est un différenciateur stratégique . Les laboratoires qui collaborent avec des cabinets spécialisés bénéficient de : Processus de recrutement plus rapides et sécurisés. Meilleure adéquation technique et culturelle des candidats. Réduction du turnover et amélioration de la performance des équipes. Partenariat stratégique basé sur la transparence et la valeur mesurable. Un cabinet spécialisé ne se contente pas de remplir un poste : il devient un partenaire stratégique, capable d’anticiper les besoins futurs et de contribuer à la performance globale de l’entreprise.