Onboarding in the pharmaceutical industry: 5 key steps to prevent early departures

Nicolas Grancher • 6 août 2025

Onboarding: A Strategic Challenge in Pharmaceutical Recruitment


In an industry as demanding as pharmaceuticals, recruitment doesn’t stop at signing the contract. It truly begins on the employee’s first day—or even before that. Yet, this critical phase is still underestimated by many companies.


Poor onboarding can be extremely costly: in lost productivity, operational errors, and most importantly early departures. An employee who feels poorly welcomed or insufficiently trained is more likely to leave within 3 to 6 months, even if they were perfectly qualified.


Conversely, a structured and human onboarding process fosters commitment, accelerates skill development, and strengthens alignment with the company culture.


Here are the 5 essential steps to successful onboarding in the pharmaceutical industry—helping reduce turnover and build long-term employee loyalty from day one.

Step 1: Preboarding onboarding starts before day one


Good onboarding begins before the employee even steps into the company.
Preboarding is a preparation phase aimed at reducing stress, anticipating logistical needs, and—most importantly—building an emotional connection with the company.


Concrete actions:

  • Send a personalized welcome email a few days before arrival.
  • Provide a digital or physical welcome pack: employee handbook, team presentation, quality charter, site map, useful HR info.
  • Grant access to internal HR tools: onboarding portal, first-week schedule, administrative forms.
  • Organize a pre-arrival video call with the manager or an HR contact to answer initial questions.


Goal: The new hire feels expected, prepared, and reassured. They arrive with confidence—not uncertainty.


Step 2: Structured onboarding a clear 90-day plan


The first day is here. But the experience must not be improvised.
Effective onboarding in pharma should follow a 3-phase journey (welcome, training, autonomy) over the first 90 days.

Given the pharmaceutical industry’s strict procedures and compliance standards, integration should be progressive but methodical.


Three onboarding phases in pharma:

  • Days 1–5: official welcome, desk setup, site tour, team introductions, equipment handover, mandatory trainings (safety, confidentiality, GMP).
  • Weeks 2–4: immersion in the functional environment (R&D, QA, production, regulatory), supervised task start, access to digital tools (Veeva, SAP, LIMS…).
  • Months 2–3: ramp-up in responsibilities, growing autonomy, regular check-ins with manager and mentor.


Best practices:

  • Provide a checklist to both the employee and manager.
  • Offer short, flexible training formats (e-learning, coaching, internal videos).
  • Assign a buddy or internal sponsor to ease integration.

Goal: Make the employee autonomous, skilled, and integrated—without overload or confusion.


Step 3: Cultural immersion bringing company values to life


In pharma, compliance is essential—but that shouldn’t come at the expense of human connection.
Performance is also driven by a sense of belonging.

Too often, new hires are overwhelmed with documents, processes, and regulatory training—but don’t actually experience the company culture.


What to implement:

  • Host a welcome breakfast with leadership and new employees.
  • Design a cultural onboarding program: company history, values, social commitments, success stories.
  • Offer "day in the life" experiences in other departments (plant tour, customer support, field sales).
  • Create moments of team bonding (lunch, afterwork, escape game…).


Bonus idea:
A handwritten welcome card from the team or a digital wall with photos and welcome messages can make a real emotional impact.

Goal: The employee understands where they work, why it matters, who they work with—and what makes the company unique.


Step 4: Practical learning from theory to real-world experience


Effective training isn’t purely academic. In the pharmaceutical sector, hands-on learning is essential.
New hires need to quickly grasp the specific norms of their environment: sterile production, regulatory documentation, quality testing, audits, traceability…


Effective tools:

  • Shadowing: work alongside a senior colleague on initial tasks.
  • Real-life tasks: perform a document review, conduct a test, write a deviation report…
  • Immediate feedback: quick debrief after each task to reinforce best practices.
  • Digital simulation: immersive e-learning platforms with pharma case studies.


Real-world example:
At some pharma companies, new quality analysts spend 2 weeks paired with an experienced technician, gradually gaining independence under supervision of the QA manager.

Goal: Strengthen knowledge retention and build operational confidence.


Step 5: Ongoing support regular feedback and follow-up


Many onboarding efforts fail due to a lack of follow-up.
Integration doesn’t end after the first week—it plays out over 3 to 6 months.


Key milestones to schedule:

  • Day 7: initial feedback, questions, adjustments.
  • 1 month: assessment of progress, manager feedback, role clarity.
  • 3 months: long-term outlook, identification of additional needs.
  • 6 months: probation review, discussion of mid-term objectives.


Useful tools:

  • Skill development tracking grids
  • Onboarding satisfaction surveys
  • Coordinated HR follow-up with the manager


Goal: Create a climate of trust and open communication, and prevent misunderstandings or hidden frustrations.


Results of a well-designed onboarding program


  • Lower 6-month turnover
  • Faster integration into teams
  • Fewer errors due to unfamiliarity with procedures
  • Stronger early-stage engagement
  • Enhanced employer brand image


FAQ

  • Why is onboarding more complex in the pharmaceutical industry?

    Regulatory requirements are numerous and strict. Employees must understand not only their role, but also the entire environment of quality, safety, and compliance.

  • What is the ideal duration for pharmaceutical onboarding?

    At least 90 days, with regular check-ins. More technical roles may require extended support over a 6-month period.

  • Can digital tools replace in person onboarding?

    No, but it can complement it. E-learning modules, interactive quizzes, and video calls enhance efficiency, but the human aspect and team cohesion must remain central.

  • What should you do if an employee disengages during onboarding?

    Set up HR alerts (e.g., unexplained absences, lack of questions, repeated delays), respond quickly with a one-on-one meeting, and adjust workload or clarify expectations as needed.


  • Can the effectiveness of onboarding be measured?

    Yes: through internal surveys (satisfaction at 30/60/90 days), retention rate at 6 months, competency level achieved, and manager feedback.

Pharmaceutical recruitment: why LinkedIn has become an essential weapon for top recruiters

par Nicolas Grancher • 17 décembre 2025
The pharmaceutical sector has been undergoing profound transformation over the past few years. Between the explosion of biotech companies, the rise of innovative therapies, the digitalization of clinical trials, and fierce competition for top talent, recruitment has never been so strategic — nor so complex.  Yet at the heart of this evolution, one tool has taken center stage: LinkedIn . Long seen as a simple professional network, LinkedIn has become the primary playing field for pharmaceutical recruiters. Not only does it provide access to millions of qualified profiles, but it also allows recruiters to build proximity, develop a strong employer brand, understand candidate motivations, and most importantly engage in authentic conversations. In this article, I explain how LinkedIn is transforming pharmaceutical recruitment and why companies that master this tool now have a clear competitive advantage.

Derrière les coulisses du recrutement pharmaceutique : Ce que vous devez savoir pour comprendre l’Industrie pharmaceutique moderne

par Nicolas Grancher • 14 décembre 2025
Le secteur pharmaceutique est souvent perçu comme un univers ultra-technique, dominé par des laboratoires, des scientifiques en blouses blanches et une réglementation stricte. Pourtant, derrière cette façade très professionnelle se cache une réalité encore plus complexe : celle du recrutement pharmaceutique, un domaine stratégique qui influence profondément l'innovation, la qualité des médicaments et la compétitivité des entreprises. C’est exactement ce que dévoile Derrière les Coulisses du Recrutement Pharmaceutique : Ce Que Vous Devez Savoir, un sujet crucial pour tous ceux qui souhaitent travailler ou comprendre ce secteur. Les évolutions récentes du secteur Depuis une décennie, l’industrie pharmaceutique connaît une transformation profonde. Les biotechnologies, la génomique, les thérapies ciblées et l’intelligence artificielle ont redéfini les besoins en compétences. Les entreprises recherchent désormais des profils hybrides : des scientifiques capables d’utiliser des outils numériques avancés, des experts en data capables de collaborer avec des biologistes, ou encore des pharmaciens maîtrisant la réglementation européenne. Cette évolution crée un paysage du travail en mouvement permanent, avec des postes émergents chaque année. Les enjeux de conformité et d’innovation Le secteur pharmaceutique évolue sous la surveillance constante des autorités : EMA, ANSM, FDA… Chaque décision doit respecter des normes strictes. Les recruteurs doivent donc s’assurer que les candidats connaissent les bonnes pratiques de fabrication (BPF), les guidelines internationales et les processus qualité. Mais l’innovation reste tout aussi importante. Les entreprises cherchent des profils créatifs et capables de résoudre des problèmes complexes. Le Processus de Recrutement Pharmaceutique : Comment ça marche ? Le recrutement pharmaceutique est bien plus qu’un simple entretien. C’est une procédure rigoureuse, souvent longue, qui implique plusieurs couches d’évaluation. Les étapes clés du recrutement scientifique Analyse des besoins internes Tout commence par une évaluation précise des besoins. Les entreprises ne se contentent pas d’ouvrir un poste ; elles définissent les compétences scientifiques, techniques et comportementales nécessaires. Le niveau de maîtrise des normes qualité, des outils de laboratoires, ou des logiciels spécifiques est détaillé. Rédaction des fiches de poste Les offres d'emploi dans le secteur pharmaceutique sont parmi les plus détaillées du marché. Elles listent souvent une longue série de compétences : chromatographie, validation, microbiologie, rédaction réglementaire, etc. Processus de présélection et d’évaluation Vient ensuite l’étape de présélection. Les recruteurs passent au crible l’expérience, les publications scientifiques, les certifications, les stages en laboratoire, et même les compétences non techniques. La collaboration RH managers scientifiques Contrairement à d’autres secteurs, les managers scientifiques jouent un rôle clé dans l’évaluation. Ils analysent la cohérence scientifique du parcours, testent les connaissances techniques et évaluent les réflexes de laboratoire. La décision finale est alors un travail d’équipe : RH + sciences. Compétences recherchées dans le recrutement pharmaceutique Compétences techniques essentielles Les recruteurs cherchent des profils capables de maîtriser : Les bonnes pratiques de fabrication (BPF) La validation et qualification d’équipements Les analyses HPLC, GC, MS Les protocoles de développement galénique Les réglementations internationales Les outils numériques (LIMS, IA, analyses de données) Ces compétences varient selon les métiers, mais une chose est constante : la précision scientifique. Compétences humaines et comportementales Les soft skills jouent un rôle majeur : Rigueur Gestion du stress Collaboration en environnement transversal Capacité à documenter chaque action Respect des procédures Ces compétences sont évaluées au même niveau que les compétences techniques. Le rôle des cabinets spécialisés en recrutement pharmaceutique Pourquoi les entreprises les sollicitent Le secteur pharmaceutique exige une expertise pointue. Les cabinets spécialisés disposent d’un réseau de candidats qualifiés, de connaissances réglementaires et de consultants formés à comprendre les subtilités des postes scientifiques. Les méthodes et outils d’évaluation avancés Ces cabinets utilisent : Tests techniques Études de cas Vérification de compétences réglementaires Entretiens structurés multicritères Outils psychométriques adaptés au secteur Leur mission est de sécuriser les recrutements dans un secteur où l’erreur peut coûter cher. Les métiers les plus recherchés dans le secteur pharmaceutique Recherche & Développement (R&D) Les profils du développement galénique, analytique et préclinique sont très demandés. Affaires réglementaires Experts des dossiers d’AMM, variations et conformité. Production et Assurance Qualité Les techniciens qualité, responsables QHSE et responsables production sont essentiels. Pharmacovigilance Avec la digitalisation des rapports d’effets secondaires, ce métier est en pleine croissance. Comment se préparer pour réussir un recrutement pharmaceutique ? Préparer un CV conforme aux standards du secteur Les recruteurs pharmaceutiques veulent des CV structurés, détaillant les techniques maîtrisées, les projets, les publications et les certifications. Se préparer aux tests et évaluations Selon le poste, il peut y avoir : Tests scientifiques QCM réglementaires Études de cas Jeux de rôle en environnement qualité Comprendre les attentes des recruteurs L'objectif est de mesurer : La maîtrise technique La fiabilité La capacité à respecter les procédures La compréhension des enjeux réglementaires Évolutions et tendances du recrutement pharmaceutique Impact de l’IA et des outils digitaux Les entreprises utilisent des ATS, des outils d'analyse de CV et des plateformes d’entretien vidéo. L’importance croissante de la conformité Les exigences réglementaires augmentent chaque année, renforçant la demande en spécialistes qualité. Les nouvelles formes de travail Le télétravail touche désormais la pharmacovigilance, le réglementaire et la data science. Les erreurs à éviter lors d’un recrutement dans le secteur pharmaceutique Négliger les compétences réglementaires Omettre les détails techniques dans le CV Apparaître trop rigide ou trop imprécis Sous-estimer les tests comportementaux